Instructivo I-GF-520: Proceso de Autorización y Recaudo de Ingresos

Proceso que describe los pasos a traves de los cuales se tramita una solicitud de autorizacion para recaudar y movilizar dineros (titulos valores, CDT`s, efectivo, cheques) en el cumplimiento de la mision de la Universidad de Caldas; estableciendo la mecánica para el recibo de dineros en efectivo y/o cheques de gerencia, o cheques de pensiones y cesantias, en diferentes sedes de la Universidad de Caldas y fuera de la sede.

Descripción Detallada de Actividades

#	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio	—	Inicio del proceso de autorización y recaudo de ingresos.
2	Identificar necesidad de recaudo	Ordenador del Gasto	Se identifica la necesidad de recaudar ingresos provenientes de actividades o proyectos institucionales. Tiempo: 10 días hábiles antes del inicio de la actividad.
3	Solicitar autorización inicial	Ordenador del Gasto	Se solicita autorización para gestionar el recaudo de dinero ante la instancia correspondiente.
◆	¿Existe tarifa definida para la actividad?	—	Gateway Exclusivo (XOR): Verifica si la actividad cuenta con una tarifa previamente establecida.
4a	Continuar con proceso	Ordenador del Gasto	SÍ: Se continúa con la solicitud de autorización para recaudo.
4b	Solicitar definición de tarifa	Ordenador del Gasto	NO: Se solicita a Planeación y Sistemas la definición y aprobación de la tarifa para la actividad.
5	Realizar estudios y análisis de tarifa	Planeación y Sistemas	Se realizan estudios de costos, mercado y otros análisis necesarios para definir la tarifa del servicio.
6	Aprobar resolución de tarifa	Rectoría	Se aprueba la resolución que define la tarifa aplicable al servicio o actividad.
7	Solicitar autorización para recaudo	Ordenador del Gasto	Se diligencia y envía el formato de solicitud de autorización para recaudar ingresos.
8	Verificar requisitos	Oficina Financiera	Se revisa que la solicitud cumpla con todos los requisitos y soportes necesarios.
◆	¿Cumple requisitos?	—	Gateway Exclusivo (XOR): Determina si la solicitud cumple con los requisitos establecidos.
9a	Devolver para ajustes	Oficina Financiera	NO: Se devuelve la solicitud para correcciones y ajustes necesarios.
9b	Validar solicitud	Oficina Financiera	SÍ: Se da visto bueno y se remite para aprobación.
10	Aprobar solicitud	Secretaría General / Rectoría	Se emite la resolución que autoriza el recaudo de dinero y define condiciones.
11	Gestionar afianzamiento (póliza)	Oficina Financiera	Se verifica y asegura la vigencia de la póliza requerida para el manejo de recursos.
12	Capacitar responsable del recaudo	Oficina Financiera	Se capacita al funcionario encargado sobre el proceso de recaudo y manejo de dinero.
13	Recibir dinero	Funcionario Recaudador	Se recibe el dinero correspondiente a la actividad o servicio prestado.
14	Diligenciar recibo de caja	Funcionario Recaudador	Se registra la información del recaudo en el recibo de caja correspondiente.
15	Entregar recibo al usuario	Funcionario Recaudador	Se entrega el comprobante de pago al usuario como soporte del recaudo.
16	Realizar cuadre de caja	Funcionario Recaudador	Se realiza el control y verificación de los valores recaudados durante la jornada.
17	Consignar dinero en entidad bancaria	Funcionario Recaudador	Se realiza la consignación del dinero recaudado en la cuenta bancaria correspondiente.
18	Enviar consignación y soportes	Funcionario Recaudador	Se envían los soportes de consignación a la Oficina Financiera para su registro y control.
19	Fin	—	Finaliza el proceso de autorización y recaudo de ingresos.

Requerimientos Funcionales del Sistema

Módulo	Descripción Técnica para el Sistema
Gestión de Tarifas Presupuestales	El sistema debe permitir el registro de resoluciones de tarifas aprobadas, vinculándolas a actividades específicas de los Centros de Gasto para su consulta previa al recaudo.
Solicitud de Autorización de Recaudo	El software debe permitir a los Centros de Gasto diligenciar el formato oficial de solicitud de recaudo, adjuntando la justificación técnica y el estudio de costos si la tarifa es nueva.
Validación de Requisitos de Ingreso	El aplicativo debe incluir un checklist digital para la Oficina Financiera, permitiendo verificar el cumplimiento de requisitos antes de marcar la solicitud como "Apta para Resolución".
Control de Garantías (Pólizas)	El sistema debe permitir el registro y seguimiento de pólizas de afianzamiento asociadas a cada proceso de recaudo, alertando sobre fechas de vencimiento o montos insuficientes.
Módulo de Recibo y Cuadre de Caja	El software debe permitir registrar la recepción de dinero, generar recibos de caja internos y emitir el reporte de "Cuadre de Caja" necesario para realizar la consignación bancaria.
Legalización de Soportes	El aplicativo debe permitir la carga masiva de consignaciones y soportes de pago para su envío digital a la Oficina Financiera central, cerrando el ciclo de ejecución del recaudo.